Kapittel 1. Innleiande reglar
§ 1Kva forskrifta gjeld, og verkeområdet til dei ulike reglane
Forskrifta gjeld dokumentasjon frå organ som er omfatta av arkivlova, og fastset kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida. Forskrifta pålegg ikkje organa å skape dokumentasjon.Dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida, skal avleverast eller overførast til langtidsbevaring i tråd med arkivlova § 14. Dokumentasjon kan kasserast berre dersom anna lov gir heimel til å kassere han, eller dersom Nasjonalarkivet har gitt løyve til å kassere han, jf. arkivlova § 13.Reglane om kva som skal takast vare på for ettertida av dokumentasjon frå kommunar, fylkeskommunar og staten gjeld òg for dokumentasjon som er blitt til i eit system for felles oppgåveløysing, og som organa skal inngå avtale om etter arkivforskrifta § 8.Reglane om kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida når staten, fylkeskommunen eller kommunen gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, gjeld òg for dokumentasjon frå private rettssubjekt i saker der dei gjer tilsvarande enkeltvedtak eller utferdar tilsvarande forskrift, jf. arkivlova § 3 første ledd bokstav b. § 2Definisjonar
Definisjonane i arkivlova § 2 gjeld tilsvarande i denne forskrifta. § 3Dokumentasjon som gjeld nye oppgåver
All dokumentasjon som gjeld nye oppgåver og som blir til som ledd i løysinga av desse oppgåvene, skal takast vare på inntil Nasjonalarkivet har fastsett reglar i denne forskrifta eller fastslått etter § 18 om dokumentasjonen frå desse oppgåvene skal takast vare på for ettertida eller ikkje. Det same gjeld dokumentasjon knytt til oppgåver som av andre årsaker ikkje er nemnde i forskrifta her. Kapittel 2. Dokumentasjon frå statlege organ
§ 4Dokumentasjon frå 1950 eller tidlegare
Om ikkje Nasjonalarkivet har bestemt noko anna, skal dokumentasjon frå 1950 eller tidlegare takast vare på for ettertida. Dokumentasjonen skal takast vare på i det originale formatet, jf. arkivforskrifta § 19. § 5Journalar og innsynskrav
Følgjande dokumentasjon som gjeld journalar og innsynskrav skal takast vare på for ettertida:- journalar, medrekna journaldatabasar og journalregister
- dokumentasjon om innsynskrav som har ført til omfattande drøfting, særskilt grunngjeving eller klage.
§ 6Organisering og organisasjonsutvikling
Følgjande dokumentasjon om organisering og organisasjonsutvikling skal takast vare på for ettertida:- dokumentasjon om den interne organiseringa
- dokumentasjon om interne organisatoriske arbeidsprosessar dersom dei medfører endringar i organisasjonsstrukturen
- organisasjonskart og planar
- utgreiing om og evaluering av den interne organiseringa
- instruksar og retningsliner som gjeld fordeling av myndigheit, oppgåver og ansvar
- utgreiing om og evaluering av leiings- og styringsstrukturen
- dokumentasjon som gjeld oppnemning av organ for samarbeid mellom arbeidsgivar og arbeidstakarorganisasjonar, og dokumentasjon som gjeld avtaler, forhandlingar og drøftingar
- dokumentasjon som gjeld organisering av og deltaking i internasjonalt samarbeid om eigenforvaltning.
Dersom eit organ har oppretta interne utval eller prosjekt som skapar dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida etter reglane i dette kapittelet, skal dokumentasjon som gjeld organiseringa av utvalet eller prosjektet, òg takast vare på for ettertida.Dersom eit organ samarbeider med andre organ og skapar dokumentasjon som skal takast var på for ettertida etter reglane i dette kapittelet, skal dokumentasjonen som gjeld organiseringa av samarbeidet òg takast var på for ettertida. Kapittel 3. Dokumentasjon frå fylkeskommunane og kommunane
§ 19Dokumentasjon frå 1950 eller tidlegare
Om ikkje Nasjonalarkivet har bestemt noko anna, skal dokumentasjon frå 1950 eller tidlegare takast vare på for ettertida. Dokumentasjonen skal takast vare på i det originale formatet, jf. arkivforskrifta § 19. § 20Journalar
Journalar, medrekna journaldatabasar og journalregister, skal takast vare på for ettertida. § 21Administrativ og politisk organisering
Følgjande dokumentasjon om administrativ og politisk organisering skal takast vare på for ettertida:- dokumentasjon som gjeld administrativ organisering, organisasjonskart og skildringar av ansvarsområde og oppgåver
- dokumentasjon som gjeld politiske og administrative prosessar i samband med forvaltningsreform, endringar av kommunegrenser og fylkesgrenser og etablering av ny politisk styringsform
- dokumentasjon som gjeld delegering av myndigheit til administrasjonssjef og andre nivå i kommune- og fylkesadministrasjonen
- dokumentasjon som gjeld oppretting av, delegering av myndigheit til og val av formannskap, fylkesutval, kommuneråd (byråd), fylkesråd og andre politiske råd, utval, komitear og interkommunale samarbeid
- dokumentasjon som gjeld delegering av vedtaksmakt frå kommunestyret eller fylkestinget til andre rettssubjekt
- dokumentasjon som gjeld administrativ og politisk handsaming av saker som blir lagde fram for eller handsama i formannskap, fylkesutval, kommuneråd (byråd) eller fylkesråd.
Kapittel 4. Avsluttande reglar
§ 82Søknad om å få bruke eldre reglar på eldre materiale
For arkiv som er skapte før 1. februar 2014 kan fylkeskommunen eller kommunen søke Nasjonalarkivet om å få bruke reglane om arkivavgrensing og kassasjon som gjaldt før 1. februar 2014 i forskrift 1. desember 1999 nr. 1566 kapittel IV og V. Det er ein føresetnad at dokumentasjon som gjeld rettar for enkeltpersonar, blir teken vare på for alle personar og ikkje berre for eit utval. § 83Iverksetjing
Forskrifta tek til å gjelde 1. januar 2026.