Kapittel 1. Forvaltning av dokumentasjon som arkiv
§ 1Kva eit organ skal ta omsyn til når det skal avgjere kva dokumentasjon det skal forvalte som arkiv
Når eit organ skal avgjere kva dokumentasjon det skal forvalte som arkiv etter arkivlova § 5, skal det særleg ta omsyn til om dokumentasjonen- er relevant for å stadfeste korleis organet har handsama saker, løyst oppgåvene sine og handtert andre vesentlege tilhøve ved verksemda
- kan tene som prov på privatpersonar eller andre private rettssubjekt sine rettar og plikter
- allereie blir sikra og forvalta som arkiv i eit anna informasjonssystem i organet eller av eit anna organ i eit system for felles oppgåveløysing som avtalt etter § 8 i denne forskrifta.
§ 2Forskrift om kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida
Når Nasjonalarkivet gir forskrift med heimel i arkivlova § 12 andre ledd andre punktum om kva dokumentasjon som organa skal ta vare på for ettertida, skal Nasjonalarkivet leggje desse kriteria til grunn:- i kva grad dokumentasjonen viser endringar i samfunnet, medrekna korleis ulike grupper, organisasjonar og verksemder har påverka og har blitt påverka av utviklinga over tid
- i kva grad dokumentasjonen viser endringar i naturen og klimaet over tid
- i kva grad dokumentasjonen viser korleis offentlege organ forvaltar oppgåvene sine og ansvaret sitt, medrekna korleis dei utøver mynde og samhandlar med kvarandre
- i kva grad dokumentasjonen viser korleis dei private rettssubjekta som er omfatta av arkivlova, forvaltar oppgåvene sine, jf. arkivlova § 3
- om dokumentasjonen kan tene som prov på privatpersonar eller andre private rettssubjekt sine rettar eller plikter i framtida.
§ 3Oppbevaringstider for dokumentasjon
Eit organ skal sjølv fastsetje oppbevaringstider for dokumentasjon som ikkje er omfatta av forskrifta gitt av Nasjonalarkivet med heimel i arkivlova § 12 andre ledd andre punktum om kva dokumentasjon som organa skal ta vare på for ettertida.Når organet fastset oppbevaringstider, skal det vurdere kor lenge det er naudsynt å oppbevare dokumentasjon av omsyn til- reglar om tidsavgrensa oppbevaring i anna regelverk
- dei administrative og juridiske dokumentasjonsbehova til organet sjølv
- dei juridiske dokumentasjonsbehova til andre offentlege og private verksemder
- dokumentasjonsbehova til borgarane.
§ 4Særlege reglar for visse organ
Utval som er oppretta ved kongeleg resolusjon eller lov, skal reknast som eigne organ etter arkivlova og ha eigne arkiv dersom det ikkje er fastsett noko anna i resolusjonen eller lova som gav heimel for oppretting av utvalet.Eit utval som er oppretta ved kongeleg resolusjon eller lov og som skal ha eige arkiv, er ikkje omfatta av arkivlova § 14 første ledd. Når utvalet blir lagt ned, skal ansvaret for arkivet overførast til vedkomande departement eller anna overordna organ.Organa som er nemnde i arkivlova § 14 fjerde ledd bokstav b og c, skal avtale med den bevaringsinstitusjonen som Nasjonalarkivet fastset, når og korleis arkiva skal avleverast. § 5Krav til informasjonssystem
Informasjonssystem som inneheld dokumentasjon som skal forvaltast som arkiv, skal ha funksjonar som gjer at informasjonen blir sikra og forvalta i tråd med arkivlova § 5 første ledd.Eit organ som bruker system som er nemnde i første ledd, skal syte for at systema har funksjonar som- gjer at informasjonen har naudsynte metadata om opphavet til informasjonen og samanhengen han inngår i
- vernar informasjonen mot ikkje-autoriserte endringar
- sporar endringar
- gjer at dokumentasjonen kan bli eksportert på ein kontrollert, systematisk og etterprøvbar måte
- gjer at dokumentasjon som ikkje skal takast vare på for ettertida, kan bli kassert på ein kontrollert, systematisk og etterprøvbar måte
- gjer det mogleg for organ, med enkle framgangsmåtar, å finne fram til og hente ut dokumentasjon for eigne behov og for å gi innsyn etter offentleglova, forvaltningsloven eller anna lov
- gjer at metadata som skal registrerast saman med saksdokument etter § 15, kan hentast ut til ein journal.
§ 6Krav til skildringar av informasjonssystem
Organ skal ha skildringar av informasjonssystem som inneheld dokumentasjon som skal forvaltast som arkiv. Skildringane skal vise- kva slags typar dokumentasjon som er lagra i systemet
- kva som er opphavet og historikken til dokumentasjonen
- korleis systemet er sikra mot utilsikta eller ikkje dokumenterte endringar
- kva prosedyrar som er etablerte for å registrere og forvalte dokumentasjon i delvis analoge informasjonssystem.
Dersom eit informasjonssystem inneheld dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida, skal skildringane òg innehalde ei oversikt over informasjonsstrukturen i systemet. § 7Vedlikehald av digitale arkiv
Eit organ skal halde dokumentasjonen i digitale arkiv ved like, slik at informasjonen er sikra og forvalta i tråd med arkivlova § 5.Dersom det er påkravd å flytte dokumentasjon til nye lagringsmedium, konvertere dokumentasjon til nye digitale format, ta i bruk nye applikasjonar og standardar for strukturering og utveksling av informasjon eller liknande, skal organet syte for at informasjonen ikkje tapar seg. Organet skal mellom anna sikre at- informasjon som i utgangspunktet var leseleg for menneske, framleis er leseleg for menneske etter vedlikehaldet
- informasjon som i utgangspunktet var maskinleseleg, framleis er maskinleseleg etter vedlikehaldet
- metadata som viser opphavet til informasjonen, og korleis sakshandsaminga og oppgåveløysinga har foregått, ikkje blir borte eller forringa
- eigenskapar ved dokumentasjonen som gjer søk, kopling og samanstilling mogleg, blir oppretthaldne.
§ 8Avtale om ansvaret for dokumentasjon i system for felles oppgåveløysing
Når fleire organ samarbeider om å løyse oppgåver i eit system for felles oppgåveløysing, skal dokumentasjonen som blir skapt i systemet forvaltast samla. Organa skal avtale kven som skal ha ansvaret for at dokumentasjonen i systemet blir forvalta i tråd med krava i arkivlova og forskrift gitt med heimel i lova. Dersom organa avtalar at ansvaret for at krava i arkivlova og forskrift gitt med heimel i lova blir oppfylte ikkje skal liggje hos eitt organ åleine, skal det gå fram av avtala korleis ansvaret er fordelt mellom dei. § 9Konvertering av analog dokumentasjon til digitalt format i den daglege oppgåveløysinga
Når eit organ skal konvertere analog dokumentasjon som det har oppretta eller motteke i den daglege oppgåveløysinga, til digitalt format, skal organet følgje reglane i § 16 første og andre ledd.Den analoge dokumentasjonen kan destruerast etter at han er konvertert i tråd med første ledd. Dette gjeld ikkje dokumentasjon som er omfatta av § 19. § 10Krav til sikring av lagringsmedium for arkiv
Lagringsmedium for arkiv skal oppbevarast slik at dei alltid er verna mot- vatn og fukt
- brann, spreiing av brann og skadeleg varme
- skadeleg klima- og miljøpåverknad som mugg, skadedyr og liknande
- skadeverk, innbrot og ikkje-autorisert tilgang.
For analoge arkiv som skal takast vare på for ettertida, gjeld i tillegg desse krava:- Lysnivå, temperaturar og verdiar for luftfukt i lokalet skal vere såleis tilpassa at lagringsmedium og dokumentasjon held seg best mogleg.
- Lokalet skal ikkje ha vindauge dersom det kan setje tryggleiken til arkiva i fare.
- Lokalet skal vere særleg utrusta for å hindre at brann oppstår og spreier seg der inne, og for å hindre at brann på utsida spreier seg til lokalet.
- Arkiva skal plasserast på reolar, minimum 10 cm frå golv og yttervegg.
- Golv og reolar skal vere laga for å tole vekta av arkiva.
- Lokalet skal ha fast tilsyn og reinhald.
Det skal setjast i verk tiltak med det same dersom det oppstår risiko for at arkiv kan bli skadde. Oppståtte skadar på arkiv skal utbetrast så langt det er mogleg. § 11Retting av feil i registrerte opplysningar
Eit organ som oppdagar at det er feil i registrerte opplysningar, kan leggje til korrekt informasjon for å rette feila. Organet skal dokumentere kva feil som blei retta, og når og korleis dei blei retta. Feil må ikkje rettast på måtar som gjer at den opphavlege informasjonen går tapt.Organet skal fastsetje rutinar for retting av feil i registrerte opplysningar i arkiv. § 12Kva dokumentasjonsplanen skal innehalde
Dokumentasjonsplanen til eit organ skal oppfylle krava i arkivlova § 8 første og andre ledd og i tillegg innehalde- opplysningar om eventuelle tenesteavtaler om arkiv som organet har inngått med andre organ eller private rettssubjekt
- vurderingane som ligg til grunn for avgjerda om kva dokumentasjon organet skal forvalte som arkiv, jf. § 1
- opplysningar om kva delar av organet sin dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida etter forskrift fastsett av Nasjonalarkivet med heimel i arkivlova § 12 andre ledd andre punktum
- opplysningar om oppbevaringstid for dokumentasjon som det ikkje er krav om at skal takast vare på for ettertida, jf. § 3
- opplysningar om reglar om teieplikt og informasjonstryggleik for dei ulike delane av dokumentasjonen
- opplysningar om eventuelle avtaler som er inngått etter § 8 om ansvaret for dokumentasjon i system for felles oppgåveløysing
- opplysningar om kva informasjonssystem organet nyttar til å lagre dokumentasjon som skal forvaltast som arkiv, og om systema oppfyller krava til informasjonssystem i § 5
- organet sine skildringar av informasjonssystem, jf. § 6
- organet sine rutinar for retting av feil i registrerte opplysningar, jf. § 11
- organet sine rutinar for avlevering eller overføring av arkiv til langtidsbevaring
- organet sine rutinar for å kontrollere at dokumentasjon blir konvertert på rett måte
- opplysningar om kva avslutta analoge arkiv som er konverterte etter kapittel 3
- oversikter som er utarbeidde etter § 49 når ansvaret for dokumentasjon er blitt flytta mellom organ i samband med omorganisering av offentleg sektor
- oversikt over korleis eventuelle analoge arkiv er ordna
- opplysningar om kva som er avtalt med andre som løyser lovpålagde oppgåver på vegner av organet om korleis pliktene etter lova skal følgjast opp, jf. arkivlova § 7 første ledd, og kva som skal gjelde for dokumentasjon som organet har plikt til å ta imot etter arkivlova § 7 andre ledd.
§ 13Internkontroll med dokumentasjonsforvaltninga
Kommunar og fylkeskommunar skal ha internkontroll med dokumentasjonsforvaltninga etter reglane i kommuneloven § 25-1.Den øvste leiinga i andre organ som er omfatta av lova har ansvar for at det blir ført internkontroll med at dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda, blir forvalta etter arkivlova med forskrifter. Organet skal løpande vurdere om det er risiko for brot på reglane og setje i verk dei tiltaka som trengst for å redusere risikoen til eit forsvarleg nivå. Organet skal særleg vurdere risiko ved vedlikehald av digitale arkiv, jf. § 7 og risiko ved destruksjon av analoge arkiv etter konvertering, jf. § 18. Dokumentasjonsplanen skal leggjast fram for den øvste leiinga i organet som ein del av internkontrollen minst éin gong i året. Kapittel 2. Journalføring
§ 14Kva dokument som skal registrerast i journal
Eit organ skal føre journal for å leggje til rette for offentleg innsyn. I journalen skal organet registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir sakshandsama og har verdi som stadfesting av dei tilhøva dei gjeld.Organinterne dokument etter offentleglova § 14 skal organet registrere i journalen så langt organet finn det tenleg. Desse organinterne dokumenta skal likevel alltid journalførast:- dokument som er omtalte i offentleglova § 14 andre ledd
- dokument som er omtalte i offentleglova § 16 første ledd bokstav a til d, § 16 andre ledd og § 16 tredje ledd første punktum
- dokument som er omtalte i offentlegforskrifta § 8.
Dokument i saker om innsyn er ikkje omfatta av journalføringsplikta med mindre dokumenta gjeld eller inneheld ei nærare grunngjeving, ein klage, eit krav om betaling for innsyn eller eit spørsmål om korleis innsyn skal givast. Kapittel 3. Konvertering av avslutta analoge arkiv til digitalt format
§ 16Tekniske krav til konverteringa
Når eit organ skal konvertere eit avslutta analogt arkiv til digitalt format for å erstatte det analoge formatet med det digitale, skal organet sikre at informasjonen ikkje går tapt.Dokumentasjon på papir skal skannast i original storleik med ei oppløysing på 300 pikslar per tomme (PPI). Fargedjupna skal vere 24 bit, og fargemodellen som skal brukast, er raud, grøn og blå (RGB). Komprimeringsgraden skal vere så låg som mogleg. Desse krava er ikkje til hinder for skanning med høgare kvalitet.Dokumentasjon som er konvertert frå papir og skal avleverast til Nasjonalarkivet, skal vere maskinleseleg. Dokumentasjon på andre lagringsmedium enn papir skal konverterast i tråd med dei krava som er avtalte med Nasjonalarkivet.Nasjonalarkivet kan gjere unntak frå eitt eller fleire av krava i andre og tredje ledd dersom særlege grunnar talar for det. § 17Krav om registrering av metadata om konverterte arkiv
Når eit organ skal konvertere arkiv etter § 16 første ledd, skal organet registrere naudsynte metadata om det konverterte arkivet, slik at det ikkje blir vanskelegare å finne fram i og bruke arkivet etter konverteringa. Metadataa skal gjere det mogleg å finne fram til dei ulike delane av dokumentasjonen. Det skal registrerast kven som har skapt arkivet, og kva som var den opphavelege strukturen til arkivet.Eit organ som skal avlevere eit arkiv til Nasjonalarkivet, skal avtale med Nasjonalarkivet kva metadata det skal tilføre det konverterte arkivet. Kapittel 4. Overordna reglar om avlevering av arkiv frå statlege organ til Nasjonalarkivet
§ 20Krav om digital avlevering
Statlege organ skal avlevere arkiva sine digitalt, med unntak av dokumentasjon som skal bevarast på det analoge formatet etter § 19. Analoge arkiv skal konverterast til digitalt format etter reglane i kapittel 3.Dersom eit organ søkjer om det, kan Nasjonalarkivet i særlege høve gjere unntak frå kravet om digital avlevering for heile eller delar av eit arkiv. Unntak kan mellom anna vere aktuelt dersom eit organ allereie har klargjort eit arkiv for avlevering etter reglane i lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivlova) eller Nasjonalarkivet har godkjent at arkivet kan avleverast på analoge lagringsmedium. § 21Tidspunktet for og avtale om avlevering
Nasjonalarkivet fastset når statlege organ skal avlevere arkiva sine.Når eit organ skal avlevere, skal det inngå ei avtale med Nasjonalarkivet. I avtala skal det gå fram- kva slags dokumentasjon som skal avleverast
- kor mykje dokumentasjon som skal avleverast
- kva informasjonssystem dokumentasjonen er lagra i
- om dokumentasjonen skal avleverast analogt eller digitalt
- kva filformat datafiler skal ha
- når dokumentasjonen skal avleverast
- om det er inngått avtale om utsett overføring av råderetten over arkivet etter § 22, og kva som er avtalt.
Kapittel 5. Avlevering av digitale arkiv frå statlege organ til Nasjonalarkivet
§ 25Korleis digital dokumentasjon skal strukturerast og overførast til Nasjonalarkivet
Statlege organ som skal avlevere digital dokumentasjon til Nasjonalarkivet, skal bruke Nasjonalarkivets applikasjonar for strukturering og overføring av arkivpakker dersom ikkje noko anna blir avtalt. § 26Kva ei arkivpakke skal innehalde
Ei arkivpakke skal innehalde- eit uttrekk av dokumentasjonen som skal avleverast
- informasjon som stadfester at uttrekket er produsert på ein kontrollert, systematisk og etterprøvbar måte
- opplysningar om dokumentasjonen som skal avleverast, jf. § 23
- tekniske skildringar av uttrekket, jf. § 32
- tekniske metadata om alle datafilene i arkivpakka, inkludert sjekksummar og filplasseringar.
Innhaldet i arkivpakka skal vere i tråd med avleveringsavtala, jf. § 21 andre ledd. Kapittel 6. Avlevering av analoge arkiv frå statlege organ til Nasjonalarkivet
§ 35Kva opplysningar som skal følgje analoge arkiv ved avleveringa
Statlege organ som skal avlevere analoge arkiv til Nasjonalarkivet, skal i tillegg til å oppfylle krava i § 23 gi ei oversikt over strukturen og innhaldet i arkivet (avleveringsliste). Avleveringslista skal omfatte alle protokollar og boksar som skal avleverast, og innehalde opplysningar som er nemnde i § 37 fjerde ledd.Organa skal bruke Nasjonalarkivets skjema for avleveringsliste. Arkiv kan ikkje avleverast før Nasjonalarkivet har godkjent avleveringslista. § 36Tilrettelegging av analoge arkiv før avlevering
Før avlevering skal statlege organ- fjerne binders, stiftar, tape, plastomslag og tilsvarande frå arkivet
- opplyse om det er eller har vore skadar på arkivet
- utbetre skadar på arkivet som følgje av mugg, fukt, skadedyr eller liknande.
Om det ikkje er mogleg å utbetre skadar på arkivet, skal organa setje i verk naudsynte tiltak for å sikre arkivet og forhindre ytterlegare tap eller skade. Kapittel 7. Tilgjengeleggjering av arkiv som er avleverte eller overførte til langtidsbevaring
§ 39Plikt til å publisere søkbare oversikter over avleverte eller overførte arkiv
Nasjonalarkivet, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar og dei som tek vare på arkiv etter arkivlova § 14 sjette ledd, skal ha oppdaterte oversikter over alle arkiv som er avleverte eller overførte til langtidsbevaring. Oversiktene skal vere søkbare og tilgjengelege for allmenta på internett.Oversiktene skal gi informasjon om- kva dokumentasjon arkiva inneheld
- kven som har skapt arkiva
- kva tidsperiode arkiva omfattar
- korleis brukarane kan få tilgang til arkiva.
§ 40Tilgang for allmenta til avleverte eller overførte arkiv
Nasjonalarkivet, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar og dei som tek vare på arkiv etter arkivlova § 14 sjette ledd, avgjer korleis arkiv skal gjerast tilgjengelege for allmenta utover det som følgjer av innsynsretten etter offentleglova, forvaltningsloven eller anna lov.Som ledd i arbeidet med å gjere arkiv tilgjengelege for forsking og innsyn kan dei som er nemnde i første ledd, samanstille personopplysningar frå fleire kjelder og lagre samanstillingane for seinare bruk når formålet med arkivlova gjer det naudsynt.Allmenta kan bli nekta tilgang til- arkiv som ikkje er klargjorde for bruk
- arkiv som er i så dårleg stand at dei bør skjermast for hyppig bruk
- arkiv som er i ferd med å bli klargjorde for digital tilgang.
Analoge arkiv skal berre vere tilgjengelege under tilsyn. Kapittel 8. Handsaming av personopplysningar i arkiv
§ 43Handsaming av søknader om kassasjon av enkeltopplysningar
Nasjonalarkivet kan etter søknad gjere vedtak om kassasjon av enkeltopplysningar i særlege høve, jf. arkivlova § 13 tredje ledd første punktum.Når Nasjonalarkivet handsamar ein søknad om kassasjon av enkeltopplysningar, skal det gjere ei samla vurdering av- kor belastande lagringa av opplysninga er for den registrerte
- om den registrerte eller andre vil ha behov for opplysninga no eller i framtida
- om kassasjonen vil føre til tap av annan viktig informasjon enn dei opplysningane som søknaden gjeld
- kor mykje arbeid kassasjonen krev.
Den registrerte og det handsamingsansvarlege organet har rett til å klage på avgjerda frå Nasjonalarkivet om kassasjon av enkeltopplysningar. Departementet er klageorgan. § 44Søknad om kassasjon av enkeltopplysningar
Kapittel 9. Forvaltning av dokumentasjon ved omorganiseringar i offentleg sektor
§ 47Forvaltning av dokumentasjon ved omorganiseringar i staten
Dersom to eller fleire statlege organ blir slått saman til eit nytt statleg organ, overtek det nye organet ansvaret for dokumentasjonen frå dei tidlegare organa.Dersom eit statleg organ blir lagt ned og oppgåvene blir flytta til eit anna statleg organ, overtek det nye organet ansvaret for dokumentasjonen.Dersom eit statleg organ blir lagt ned og oppgåvene ikkje skal førast vidare, overtek det overordna organet ansvaret for dokumentasjonen.Dersom oppgåvene til eit statleg organ blir flytta til eit anna statleg organ, skal det overordna organet fastsetje kva organ som skal ha ansvaret for dokumentasjonen. Når oppgåver blir flytta mellom departement, avtaler departementa seg imellom kven som skal ha ansvaret.Nasjonalarkivet kan samtykke til andre løysingar som oppfyller krava i arkivlova § 5. § 48Forvaltning av dokumentasjon ved flytting av oppgåver mellom forvaltningsnivå eller til private rettssubjekt
Eit statleg organ har framleis ansvaret for dokumentasjonen som det sjølv har skapt, dersom oppgåvene til organet blir flytta til kommunalt eller fylkeskommunalt nivå eller til eit privat rettssubjekt. Dersom det statlege organet blir lagt ned, overtek det overordna organet ansvaret for dokumentasjonen.Kommunar og fylkeskommunar har framleis ansvaret for dokumentasjonen som dei sjølve har skapt, dersom oppgåvene deira blir flytta til staten, mellom kommune og fylkeskommune eller til private rettssubjekt.Nasjonalarkivet kan samtykke til andre løysingar som oppfyller krava i arkivlova § 5. Kapittel 10. Iverksetjing og oppheving
§ 52Iverksetjing og oppheving