Kapittel 1. Innleiande føresegner
§ 1Formålet med lova
Lova skal medverke til ei forsvarleg og etterretteleg offentleg forvaltning ved at- dokumentasjonen i offentlege organ skal bli forvalta som arkiv
- dokumentasjonen skal vere tilgjengeleg, for å kunne føre kontroll med forvaltninga, styrkje rettstryggleiken og fremje ein open og opplyst offentleg samtale.
Lova skal leggje til rette for at arkiva kan tene som kulturarv, kjelde til historisk kunnskap og grunnlag for forsking, og at allmenta kan ta arkiva i bruk.Lova skal òg leggje til rette for bevaring og tilgjengeleggjering av privatarkiv med rettsleg, historisk, kulturell eller vitskapleg verdi. § 2Definisjonar
I lova her gjeld følgjande definisjonar:- arkiv: dokumentasjon som skal takast vare på i eit avgrensa tidsrom eller for ettertida
- avlevere: overføre arkiv til langtidsbevaring i ein bevaringsinstitusjon, med den følgja at råderetten går over til bevaringsinstitusjonen
- bevaringsinstitusjon: institusjon eller organisatorisk eining som tek imot og har ansvar for å langtidsbevare arkiva og gjere dei tilgjengelege for bruk
- deponere: overføre arkiv mellombels til ein bevaringsinstitusjon, der organ held fram med å ha råderetten over arkiva sine og arkiveigarar held fram med å ha eigedomsretten til privatarkiva sine
- dokumentasjon: dokument som nemnt i offentleglova § 4 første ledd og annan informasjon som organet sjølv har lagra i informasjonssystema sine, og som gjeld sakshandsaminga, oppgåveløysinga eller andre vesentlege tilhøve ved verksemda
- informasjonssystem: eit system for å organisere og handtere informasjon
- kassere: å gjere til inkjes dokumentasjon slik at han ikkje lenger finst
- organ: verksemder som lova gjeld for, utanom rettssubjekt som berre er omfatta av kapittel 3
- privatarkiv: arkiv som er skapt av andre enn eit organ.
§ 3Verkeområde
Lova gjeld for- staten, fylkeskommunane og kommunane
- andre rettssubjekt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift.
Lova gjeld ikkje for Stortinget, Riksrevisjonen, Sivilombodet og andre organ for Stortinget.Departementet kan gi forskrift om at lova skal gjelde heilt eller delvis for sjølvstendige rettssubjekt som er omfatta av offentleglova § 2 første ledd første punktum bokstav c eller d, og som ikkje hovudsakleg driv næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private.Kapittel 3 gjeld for dei som eig eller forvaltar privatarkiv.Lova gjeld i Noreg, medrekna på Svalbard og Jan Mayen. Kongen kan gi forskrift om at lova også skal gjelde på dei norske bilanda i Antarktis. § 4Nasjonalarkivet
Nasjonalarkivet er den nasjonale arkivstyresmakta og bevaringsinstitusjon for statlege arkiv. Samisk arkiv og Norsk helsearkiv er òg delar av Nasjonalarkivet.Nasjonalarkivet skal rettleie organ om pliktene deira etter lova her.Når Nasjonalarkivet ber om det, skal organa uhindra av teieplikt gi opplysningar som gjeld oppfyllinga av plikter etter lova her.Nasjonalarkivet kan uhindra av teieplikt hente inn opplysningar frå Folkeregisteret som er naudsynte for å løyse oppgåver etter lova her.Nasjonalarkivet kan krevje at personar som skal tilsetjast der, legg fram ordinær politiattest. Kapittel 2. Forvaltninga av dokumentasjon og arkiv
§ 5Arkivplikta
Organa skal forvalte dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda, som arkiv. Dokumentasjonen skal sikrast slik at informasjonen ikkje går tapt, og forvaltast slik at- opphavet til informasjonen alltid er kjent
- det går fram i kva samanheng informasjonen er skapt, og kva samanheng han inngår i
- informasjonen ikkje blir endra
- informasjonen er tilgjengeleg på ein måte som ikkje avgrensar framtidig nytte.
Departementet kan gi forskrift om kva organa skal ta omsyn til når dei skal avgjere kva dei skal forvalte som arkiv etter første ledd. § 6Forskrift om forvaltninga av dokumentasjon og arkiv
Departementet kan gi forskrift om kva som skal inngå i arkivplikta etter § 5 første ledd. Dette kan omfatte:- føring av journal og anna registrering av metadata
- retting av feil opplysningar i arkiv og vilkåra for dette
- handsaming av naudsynte personopplysningar, også personopplysningar som er nemnde i personvernforordninga artikkel 9, og krava til slik handsaming
- ansvar for pliktene etter lova her knytt til dokumentasjon som blir til når organ samarbeider om å løyse oppgåver i eit felles system
- krav til informasjonssystem
- krav til skildringar av informasjonssystem
- vedlikehald av digitale arkiv
- fysisk sikring av arkiv
- konvertering av analoge arkiv til digitalt format
- overføring av arkiv mellom organ i samband med oppgåveoverføring eller endringar i den administrative inndelinga av Noreg.
Kapittel 3. Privatarkiv
§ 18Ansvar for oversyn, rettleiing og samordning knytt til privatarkiv
Nasjonalarkivet skal- halde oversyn over privatarkiv som er vurderte å ha verdi for ettertida
- føre eit register for privatarkiv som er tekne vare på i offentlege og private bevaringsinstitusjonar
- rettleie bevaringsinstitusjonar om arbeid med privatarkiv
- samordne og medverke til det faglege utviklingsarbeidet med privatarkiv.
Statlege, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar og bevaringsinstitusjonar med offentleg tilskot som tek vare på privatarkiv, skal gi Nasjonalarkivet dei opplysningane som må til for å kunne halde oversyn og føre register etter første ledd bokstav a og b. § 19Avtaler om privatarkiv som skal takast vare på
Statlege, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar skal forvalte privatarkiv etter § 16 når ein arkiveigar har inngått avtale med dei om avlevering eller deponering. Arkiveigaren kan likevel fastsetje avgrensingar på sakleg grunnlag i tilgangen til privatarkivet i opp til 100 år.Når eit privatarkiv er avlevert, går eigedomsretten over til bevaringsinstitusjonen.Når eit privatarkiv er deponert, kan den som har deponert arkivet, krevje å få det attende. Eigedomsretten til eit deponert privatarkiv går likevel over til bevaringsinstitusjonen når det har gått 100 år frå deponeringa, om det ikkje er avtalt eit tidlegare tidspunkt for overføring av eigedomsretten. Kapittel 4. Handheving og straff
§ 21Tilsyn
Nasjonalarkivet fører tilsyn med at organa rettar seg etter føresegnene i §§ 5 til 15 og forskrifter gitt med heimel i desse føresegnene. Når tilsynet krev det, har Nasjonalarkivet rett til innsyn i dokumentasjon uavhengig av teieplikt.Nasjonalarkivet fører tilsyn med at fylkeskommunane og kommunane rettar seg etter føresegnene i kommuneloven § 25-1. Tilsynet med fylkeskommunar og kommunar skal førast i samsvar med kommuneloven kapittel 30. Nasjonalarkivet fører også tilsyn med bevaringsinstitusjonar som løyser oppgåver i samband med langtidsbevaring på vegner av fylkeskommunar eller kommunar. § 22Pålegg om retting og tvangsmulkt
Nasjonalarkivet kan gi eit organ pålegg om å rette på tilhøve som er i strid med §§ 5 til 15 eller forskrift gitt med heimel i desse føresegnene.Dersom dokumentasjon har gått tapt som følgje av brot på føresegner nemnde i første ledd, kan Nasjonalarkivet påleggje organet å rekonstruere dokumentasjonen. Rekonstruksjonen skal vere eigna til å kompensere for skaden ved tapet, og kostnadene med rekonstruksjonen skal stå i eit rimeleg høve til den informasjonsverdien dokumentasjonen har.Dersom eit organ ikkje rettar seg etter eit pålegg som er gitt på grunn av alvorlege brot på føresegnene nemnde i første ledd, kan Nasjonalarkivet påleggje organet tvangsmulkt til det har retta seg etter pålegget. Forvaltningsloven § 51 gjeld tilsvarande.Første til tredje ledd gjeld ikkje overfor domstolane og forliksråda. Kapittel 5. Sluttføresegner
§ 24Iverksetjing og overgangsreglar
§ 25Endringar i andre lover
Frå den tida lova tek til å gjelde, blir desse endringane gjorde i andre lover: – – –