Det kan søkes om godkjenning for overføring av biobankmateriale til utlandet både for pågående og planlagte prosjekter. I den grad det er mulig å redegjøre for virksomheten, prosjektene og detaljene omkring behovet for overføring til utlandet, skal søknaden inneholde opplysninger som nevnt i § 8 a) – i). Det skal opplyses om hva som er formålet eller hensikten med utsendelsen. Dette kan f.eks. være opplysninger om hvorvidt det skal utføres biokjemiske eller statistiske analyserer på biologiske prøver eller forskningsdata/opplysninger i utlandet.
Navn på den ansvarshavende for biobanken i Norge skal oppgis. I tillegg skal det opplyses om navn på den/de ansvarlige for forskningsprosjektet/ forskningsprosjektene.
Det skal redegjøres for omfanget av utsendelsene. Dette gjelder anslagsvis hvor mange prosjekter som inngår/skal inngå, og anslagsvis hvor mange prøver/pasienter som vil inngå i utsendelser knyttet til de ulike prosjektene.
Det skal legges ved en prosjektbeskrivelse for eksisterende forskningssamarbeid og en oversikt over planlagte prosjekter som vil medføre utsendelse av biobankmateriale. Som prosjektbeskrivelse godtas blant annet kopi av studieprotokoll eller summarisk oversikt som inneholder beskrivelse av prosjektets bakgrunn, formål, analysemetoder etc.
Søknaden skal inneholde beskrivelse av materialet som skal sendes ut. Det skal fremgå om overføringen gjelder organer, deler av organer, vev, celler eller blod, bestanddeler av slikt materiale (RNA, DNA, proteiner), eller opplysninger/forskningsdata som er fremkommet ved direkte analyse av humant biologisk materiale.
Det skal opplyses om navn på kontaktpersoner og samarbeidende institusjoner i utlandet. Her skal det også oppgis om mottakeren er del av et kommersielt foretak. Videre skal det redegjøres for om forskningsdata er tenkt publisert i nasjonale eller internasjonale tidsskrifter, om det skal inngå i kvalitetssikringsarbeid, rapporter eller liknende.