Kapittel 1. Generelle bestemmelser
§ 1Etablering av Helsearkivregisteret
Forskriften etablerer Helsearkivregisteret i Norsk helsearkiv. Registeret består av materiale som er avlevert til Norsk helsearkiv og av bestandsopplysninger om dette. § 2Formål
Formålet med Helsearkivregisteret er å- motta og sikre pasientarkiv fra spesialisthelsetjenesten og
- gjøre helseopplysninger i arkivet tilgjengelig for forskere og pårørende i samsvar med gjeldende bestemmelser om taushetsplikt.
§ 3Opplysninger i Helsearkivregisteret
Helsearkivregisteret inneholder opplysninger om avdøde pasienter som har mottatt helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten, uavhengig av pasientens nasjonalitet på tidspunktet da helsehjelpen ble gitt. § 4Grunnleggende bestandsopplysninger
Norsk helsearkiv skal føre register over arkivbestand og tilvekst i Helsearkivregisteret. Følgende opplysninger om mottatt pasientarkivmateriale skal registreres:- navnet på virksomheten som har gitt helsehjelpen, og eventuell avdeling, post eller tilsvarende
- opplysninger om det avleverte arkivets omfang, inndeling i arkivstykker mv. og
- henvisning til hvor arkivet er oppstilt eller lagret.
Bestandsopplysninger som registreres etter første ledd skal ikke inneholde opplysninger eller beskrivelser som kan identifisere enkeltpersoner. Opplysningene kan sammenstilles med andre depotinstitusjoners bestandsregistre, og publiseres åpent. § 5Supplerende bestandsopplysninger
Opplysninger som er relevante for fremfinning, sammenstilling på tvers av avleverte arkiver og kvalitetssikring av arkivmaterialet kan registreres og behandles som supplerende bestandsopplysninger. Slike bestandsopplysninger kan identifisere enkeltpasienter. § 6Bevaring av helseopplysninger
Opplysninger i Helsearkivregisteret skal oppbevares i ubegrenset tid, hvis ikke annet følger av denne forskriften. Kapittel 2. Spesialisthelsetjenestens plikt til å avlevere pasientarkiv til Norsk helsearkiv
§ 7Avlevering av fysisk pasientarkivmateriale fra navngitte virksomheter
Virksomheter i spesialisthelsetjenesten som er ansvarlig for det aktuelle pasientarkivet skal avlevere alt fysisk pasientarkivmateriale fra tidligere, og nåværende- Odda sjukehus
- Radiumhospitalet
- Kirkenes sykehus
- Aker sykehus
- Stavanger universitetssykehus
- Sentralsykehuset i Telemark
- Universitetssykehuset Nord-Norge
- Brøset sykehus, inkludert tidligere Reitgjerdet og Kriminalasylet
- Valen sjukehus
- De tidligere statsasylene (Gaustad, Rotvoll, Eg, Rønvik)
- De psykiatriske avdelingene ved Ullevål sykehus
- Sikkerhetsavdelingen ved Dikemark sykehus
- Sikkerhetsavdelingen ved Sandviken sykehus.
Kapittel 3. Bevarings- og kassasjonsplaner
§ 15Plikt til å utarbeide bevarings- og kassasjonsplan
Virksomheter i spesialisthelsetjenesten skal utarbeide bevarings- og kassasjonsplaner. Den enkelte bevarings- og kassasjonsplan kan omfatte hele eller deler av virksomheten. Planene skal holdes løpende oppdatert.Bevarings- og kassasjonsplanen skal angi:- navn på arkivskaper, og eventuelle tidligere navn på arkivskaper dersom et arkiv er videreført fra en tidligere virksomhet,
- om arkivet eller deler av arkivet er digitalt, papirbasert, filmbasert eller lagret på andre fysiske medier,
- primært ordningsprinsipp, og hvordan pasienter, saker eller episoder mv. identifiseres og gjenfinnes og
- tidspunkt for når virksomheten antar at hvert arkiv eller hver del av arkiv kan være klart for avlevering eller kassasjon, jf. § 17 til § 19.
Tidspunkter angitt i bevarings- og kassasjonsplanen skal brukes til planleggingsformål. Bindende avleveringstidspunkter skal fremgå av avleveringsavtaler etter § 22. Kapittel 4. Gjennomføring av avlevering og kassasjon
§ 17Tidspunkt for avlevering av pasientarkivmateriale
Avlevering av pasientarkivmateriale skal gjennomføres etter at arkivskaper ikke lenger har behov for pasientjournalene, tidligst ti år etter pasientens død. Tidligere avlevering kan likevel avtales etter § 18. § 18Tidligere avlevering av fysisk pasientarkivmateriale
Dersom virksomhetens fysiske pasientjournalarkiver er ordnet slik at journalene for døde pasienter blir skilt ut fra de aktive journalene på et tidligere tidspunkt enn ti år etter pasientens død, kan det inngås avtale med Norsk helsearkiv om tidligere avlevering av dette materialet. § 19Inaktive pasientjournaler der pasientens dødsår ikke er kjent
Dersom det er uforholdsmessig krevende å skaffe informasjon om året en pasient døde, kan virksomheten skille ut inaktive pasientjournaler for avlevering eller kassasjon når:- pasienten er født for minst 110 år siden, og det ikke er ført noe inn i journalen i løpet av de siste 10 årene,
- pasientens fødselsår er ukjent, og det er ikke ført noe inn i journalen i løpet av de siste 60 årene eller
- særlige forhold tilsier svært høy sannsynlighet for at pasienten har vært død i minst 10 år.
Kapittel 5. Behandling av avlevert arkivmateriale i Norsk helsearkiv og Helsearkivregisteret
§ 27Digitalisering av mottatt fysisk arkivmateriale
Norsk helsearkiv skal så langt mulig digitalisere mottatt fysisk pasientarkivmateriale.Pasientarkivmateriale som digitaliseres etter avlevering, skal være i overensstemmelse med format- og kvalitetskrav som Riksarkivaren fastsetter. Eldre pasientarkiv, jf. § 9, skal bevares i sin originale form etter en eventuell digitalisering. Riksarkivaren kan beslutte at eldre originalmateriale i konkrete tilfeller likevel skal kasseres etter digitalisering, dersom materialet er skadet og restaurering av materialet vil være uforholdsmessig kostbart.Når annet pasientarkivmateriale digitaliseres etter avlevering, skal originalmaterialet normalt kasseres. Riksarkivaren kan likevel beslutte at originalmaterialet skal bevares etter digitalisering. § 28Langtidsbevaring
Norsk helsearkiv skal sørge for pålitelig langtidsbevaring av avleverte arkiver.Både digitalisert materiale og digitalt skapte arkiver kan overføres til og tilpasses nye lagringsmedier eller lagringsformater når det er hensiktsmessig ut fra formålet i § 2. Kapittel 6. Tilgjengeliggjøring av opplysninger
Kapittel 7. Avsluttende bestemmelser
§ 34Ikraftsetting
Forskriftens kapitler 1, 3, 5 og 7 trer i kraft straks. Forskriftens kapitler 2, 4 og 6 trer i kraft fra den tid departementet bestemmer. Departementet kan bestemme at de enkelte bestemmelsene skal tre i kraft til ulik tid. § 35Endringer i andre forskrifter
Fra den tid forskriften trer i kraft, gjøres følgende endringer i andre forskrifter: – – –