Denne bestemmelsen gjelder i situasjoner hvor flere virksomheter utfører arbeid/aktivitet sammen, på samme arbeidsplass, eller for hverandre. Første ledd omfatter bl.a. de situasjoner som er nevnt i arbeidsmiljøloven § 2-2, mens annet ledd omfatter tilfeller hvor en virksomhet engasjerer andre til å utføre arbeid for seg, f.eks. vedlikehold, konstruksjons- eller byggearbeid. Etter første ledd skal virksomheter som samtidig utfører arbeid på samme arbeidsplass skriftlig avtale hvem av dem som skal ha ansvaret for å samordne internkontroll for felles aktiviteter eller områder. Bakgrunnen er det åpenbare behovet for at noen ivaretar og har oversikt over det totale helse-, miljø- og sikkerhetsbildet på slike arbeidsplasser. Kravet er begrenset til tilfeller hvor samordning anses nødvendig. Samordning må antas å være nødvendig når flere virksomheter som utøver arbeid på samme arbeidsplass til sammen har mer enn 10 arbeidstakere, jf. aml. § 2-2. I tilfeller hvor antallet arbeidstakere er færre enn 10, kan det tenkes situasjoner hvor risikoen forbundet med flere virksomheter på samme arbeidsplass vurderes å være så høy at samordning av virksomhetenes internkontroll anses nødvendig. Foruten å fastslå hvilken virksomhet som har samordningsansvaret, bør avtalen også inneholde en oversikt over hvilke områder og/eller aktiviteter som inngår i samordningsansvaret. Hvilken virksomhet som i det enkelte tilfelle er den mest naturlige til å ivareta samordningsansvaret vil variere. Det kan være den som bestiller et arbeid, mens for noen virksomheter kan samordningsansvar fremgå av konsesjonsvilkår.
Regler om samordning og koordinering mellom flere virksomheter finnes bl.a. i arbeidsmiljøloven § 2-2 og i byggherreforskriften. Virksomhet med hovedvirksomhetsansvar etter arbeidsmiljøloven § 2-2 vil normalt kunne ha ansvaret også etter internkontrollforskriften. I henhold til byggherreforskriften har byggherre ansvar for å utpeke en koordinator for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplassen. Byggherrens koordinering har som hovedformål å hindre unødig konflikt mellom ulike virksomheter og ulike arbeidsoperasjoner slik at det ikke oppstår fare for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Dersom det er flere virksomheter som hver ivaretar plikter etter ulike regelverk, må disse igjen koordinere seg slik at resultatet blir i samsvar med regelverket. Ved virksomhet som drives ved f.eks. kjøpesentre, næringsparker o.l., kan det ofte være naturlig at driftsselskap eller holdingsselskap ivaretar samordningsansvaret. Vedkommende virksomhet må uansett ha nødvendig oversikt, kompetanse og myndighet. Dersom det ikke er inngått avtale kan tilsynsmyndighetene bestemme hvem av virksomhetene som skal ha samordningsansvaret. Tilsynsmyndighetene kan også omgjøre en inngått avtale i særlige tilfeller. Utgangspunktet er at den virksomheten som skal ha ansvar for å samordne internkontrollen på et område hvor flere ulike virksomheter arbeider, må ha nødvendig oversikt, kompetanse og myndighet til å ivareta ansvaret. Dersom tilsynsmyndighetene finner at den virksomheten som i avtalen har påtatt seg samordningsansvaret ikke kan ivareta dette, kan avtalen omgjøres.
Annet ledd gjelder internkontroll i oppdragsforhold. Bestemmelsen omfatter bare arbeid som utføres ved oppdrag på oppdragsgivers eget område eller anlegg.
Utgangspunktet er at den som driver virksomhet knyttet til et fysisk anlegg etc. skal sørge for at alle aktiviteter på området er omfattet av internkontroll, uansett om de som utfører aktiviteten er ansatt i virksomheten eller ikke. Bakgrunnen for dette er at det ofte er likegyldig om de personer som er utsatt for risiko under utførelsen av sitt arbeid står i et ansettelsesforhold til virksomheten eller ei. Det samme vil naturligvis gjelde ved fare for forurensning av ytre miljø, og ellers ved generelle sikkerhets- og vernetiltak som er nødvendig for å hindre farlige eller skadelige situasjoner i å oppstå i tilknytning til egen virksomhet.
Det er internkontrollen til den virksomheten som skal utføre oppdraget som skal legges til grunn. Det innebærer bl.a. at oppdragsgiver må vurdere hvilken risiko som oppstår når leverandører og oppdragstakere utfører aktiviteter inne på oppdragsgivers område. I tilfeller hvor bruk av oppdragstakere er fast ordning eller skjer ofte, kan det være nødvendig å innta faste rutiner for dette i egen internkontroll. Når oppdragstakere bare unntaksvis er inne, må risiko vurderes i det enkelte tilfelle. Utgangspunktet er at det er belastninger eller faremomenter knyttet til oppdraget som må vurderes.
Reglene innebærer at den som er ansvarlig for virksomheten må undersøke om de oppdragstakere virksomheten engasjerer, har tilfredsstillende internkontroll. Ofte vil det være nødvendig å vurdere om ens egen internkontroll dekker generelle rutiner og tiltak på området som har betydning f.eks. for arbeidsmiljø, ildsbruk, verneutstyr eller fare for forurensning.
Graden av tilpassing og/eller korrigering mellom oppdragsgivers internkontroll og oppdragstakers internkontroll vil variere både med type og omfang av oppdraget, virksomhetens størrelse og risikofaktorer og hvor tilfredsstillende oppdragstakers internkontroll vurderes å være. Utgangspunktet er hele tiden at en skal sikre seg at internkontrollen er samordnet i nødvendig grad slik at resultatet blir i samsvar med lovgivningen.
Tilfeller hvor virksomheten kjøper komponenter, deler og utstyr av en annen virksomhet vil som hovedregel ikke utløse samordningsplikt.